14 сентября 2020

Сентябрь 14, 2020 – 08:46

Автоматизация закупок: 5 преимуществ

Вспомните, сколько раз ваши менеджеры хватались за сердце, когда вы сообщали им, что нужно выбрать нового поставщика товаров или услуг. Их резонно пугает перспектива перелопачивать рынок, чтобы выбрать не только подходящую, но и надежную компанию. Автоматизированный расчет нмц это прекрасная возможность грамотно и экономично делать закупки по доступной цене. Но даже после этого предстоит еще подготавливать договоры, согласовывать сроки сотрудничества, прописывать всех контрагентов и проделывать много другой работы. Выходом, который устроит всех, станет автоматизация закупок. Современные системы по автоматизации закупочной деятельности позволяют существенно упростить этот процесс. Но какие именно преимущества это дает?

1. Уменьшается бюрократизация

Подготавливать кучу новых бумажек для каждого из поставщиков больше не нужно, поскольку в платформах для автоматизации закупок все отчеты, технические задания, проекты контрактов и другая документация – выставляются автоматически и в электронном виде. Но что сделать, чтобы дополнительно уменьшить бюрократию в закупках?

Используйте шаблоны для договоров

Некоторые системы по автоматизации закупочной деятельности предлагают пользователям создать шаблоны для договоров. Нужно лишь выбрать нужный тип договора, указать его предмет и сумму. Благодаря этому можно избавиться от дополнительной бумажной волокиты и в разы сократить число ошибок. Так, например в модуле “Контракты” от Nectain есть встроенный конструктор для контрактов.

Систематизируйте шаблоны

Для каждой из деятельностей компании создайте свои шаблоны и систематизируйте их. Это могут быть:

поставка товаров;

закупка товаров;

выполнение сервисных услуг;

гарантийное обслуживание;

аренда, лизинг и многое другое.

Создав правильно заполненные шаблоны и упорядочив их, вы сможете быстро обратиться к нужному и не проверять договоры каждый раз на юридическую чистоту.

2. Повышается прозрачность операций

Автоматизация процесса закупок позволит вам в любой момент обратиться к любому договору, проверить все его условия и исполнение. Кроме того, нерадивые работники не смогут изменить данные в автоматизированной системе – так вы дополнительно избавитесь от возможных мошеннических схем. Но платформы по автоматизации закупок предоставляют еще несколько инструментов, повышающих прозрачность.

Рейтинги поставщиков

После завершенного сотрудничества с одним из поставщиков, вы сможете поставить ему рейтинг – обычно это стандартная десятибалльная шкала. Вы полностью довольны взаимодействием? Тогда можно смело ставить десятку. Недовольны? Ставите оценку ниже. Из таких оценок и формируется рейтинг надежности поставщиков. Обычно он виден сразу при выборе компании. Выше рейтинг – больше шанс найти достойного партнера.

Списки нарушений

Такие списки есть в ряде систем по автоматизации закупочной деятельности. Благодаря им вы сможете легко узнать, какие нарушения совершала выбранная компания. Чем их меньше, тем, разумеется, лучше для вас.

3. Сокращаются издержки

Представьте, что вам больше не нужно держать штат из нескольких менеджеров, которые управляют закупками. Для управления автоматической системой вам нужен будет максимум один толковый человек. Кроме того, вы сможете видеть сразу все варианты цен от всех поставщиков: просто выбираете ту компанию, которая предлагает самые выгодные условия партнерства. Кстати, наглядный анализ расходов, как в модуле “Планирование”, позволит дополнительно контролировать все затраты.

4. Повышается производительность компании

Благодаря автоматизации процесса закупок вы сами можете привлекать столько поставщиков, сколько вам потребуется. Сами сможете выбрать даты поставок. Чем быстрее вы получите товары и услуги – тем скорее вы запустите свое производство. Чем лучшего они качества будут, тем эффективнее пойдут и ваши собственные бизнес-процессы.

5. Уменьшается зависимость от нынешних поставщиков

Сколько раз случалось так, что ваш поставщик сорвал сроки, привозил товары ненадлежащего качества или не в том количестве? Если раньше нередко приходилось с этим мириться, то сегодня, благодаря автоматизации закупок, вы в любой момент можете выбрать себе другого поставщика. Достаточно выбрать из списка – на рынке немало предложений от компаний, которые стремятся наработать себе имя. Указанные преимущества – лишь одни из самых важных. Список можно продолжать, но и этих пяти выгод должно хватить, чтобы задуматься об использовании автоматизации закупок для своего бизнеса.


Похожие статьи:

  1. Шпатлевка для Ванной
  2. Ремонт в СПб санвузла
  3. Фотопечать на кухне
  4. Специфика закупок
  5. Фото Шикарных Домов